Elementos principais do exame do processo

 

1.      No processo de reforma estatutária são examinados:

 

a)   o atendimento aos requisitos legais e regulamentares;

b)   a regularidade das obrigações da instituição perante o Banco Central do Brasil;

c)    a regularidade quanto aos aspectos formais dos atos societários;

d)   as informações relativas ao pleito registradas no Unicad, no caso de reforma estatutária que envolva modificação na estrutura de órgãos ou de cargos estatutários.

 

Análise Preliminar

 

2.      O processo de reforma estatutária pode ser submetido à rotina denominada Análise Preliminar, que consiste no exame preliminar do processo com o objetivo de verificar se foram encaminhados os documentos e as informações necessárias para a análise do assunto.

 

3.      Constatadas falhas na instrução do processo, são formuladas à sociedade as exigências necessárias à sua completa formalização e concedido prazo de quinze dias para resposta. Caso a sociedade não responda no prazo previsto, o processo pode ser arquivado.

 

4.      As exigências são encaminhadas por meio do sistema de correio eletrônico do Banco Central do Brasil, BC Correio.

 

Regularidade das obrigações perante o Banco Central do Brasil

 

5.      Faz parte do exame do pleito a avaliação da instituição pleiteante quanto à regularidade de suas obrigações perante o Banco Central do Brasil, no que diz respeito a pendências de informações não registradas no Unicad relacionadas com registro de data de posse de membros de órgãos estatutários.

 

6.      Além do aspecto mencionado no item anterior, são examinadas, também, eventuais pendências constantes em base cadastral do Banco Central do Brasil.

 

Requerimento

 

7.      O exame do requerimento consiste em verificar se:

 

a)   foi elaborado na forma do modelo Sisorf 8.1.10.10 ou se contém todas as informações exigidas;

b)   os dados de qualificação da instituição conferem com os registros cadastrais disponíveis no Unicad;

c)    contém declaração de conferência do estatuto social, a que se refere a Carta Circular nº 3.129, de 2004, no caso em que tiver sido deliberada a consolidação do estatuto social, situação em que o estatuto social consolidado é parte integrante da ata;

d)   está assinado por administrador homologado e cuja representatividade seja reconhecida pelo estatuto social da instituição.

 

Edital de convocação

 

8.      É examinado se o edital ou o anúncio de convocação foi elaborado e divulgado na forma do disposto na legislação vigente, conforme contido no Sisorf 4.3.32.100, itens 3 a 12.

 

9.      Caso não tenha sido encaminhada a folha completa de exemplar dos jornais em que foi publicado o edital ou o anúncio de convocação, é verificado se se encontram transcritos na ata da assembleia geral a data, o número da folha ou da página do órgão de divulgação oficial ou do jornal particular, bem como o teor do referido anúncio ou edital.

 

Ato societário

 

10.   São examinados os aspectos legais, regulamentares e estatutários relativos ao ato societário, conforme descrito no Sisorf 4.3.32.100, com destaque para os seguintes pontos:

 

a)   se foram observados o prazo, o local e o horário de instalação da assembleia;

b)   se a assembleia foi realizada no edifício onde a companhia está sediada, observado o contido no Sisorf 4.3.32.100, item 8;

c)    se foram observados os quoruns legais de instalação e de deliberação da assembleia;

d)   se os assuntos deliberados constaram no edital de convocação;

e)   se não há óbice à alteração estatutária pretendida e se foram observadas as disposições constantes no Sisorf 4.3.32.40, pertinentes ao estatuto social;

f)    se a ata da assembleia contém a transcrição integral dos artigos reformados ou, caso tenha sido deliberada a consolidação do estatuto, se ele faz parte integrante da ata;

g)   se os acionistas identificados e presentes ao ato societário estão devidamente registrados no último mapa de composição de capital encaminhado ao Banco Central do Brasil;

h)   no caso em que a deliberação tiver ocorrido em assembleia geral ordinária e extraordinária, se a assembleia foi realizada nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social;

i)     se a ata contém fecho de que é cópia fiel da transcrita em livro próprio e está assinada pelo presidente ou secretário da assembleia ou pelo diretor ou, alternativamente, se a ata contém a assinatura dos acionistas que subscreveram o original lavrado em livro próprio e as do presidente e secretário da assembleia;

j)    se as folhas não assinadas da ata foram rubricadas pelos signatários.

 

11.   Salvo disposição legal em contrário, a mera irregularidade dos instrumentos de convocação de assembleia geral não torna nulo ou anulável o ato nela praticado, uma vez que são os seus efeitos que o caracterizam como tal. A anulabilidade da deliberação tomada em assembleia geral irregularmente convocada ou instalada, quando não causa prejuízo a terceiros ou aos acionistas minoritários, é sanável mediante ratificação em nova assembleia geral regular, retroagindo a convalidação à data da assembleia inicial.

 

12.   Admite-se que a assembleia geral ordinária delibere sobre reforma de estatuto social ou qualquer outra matéria de interesse social, desde que observadas as formalidades legais necessárias à realização de uma assembleia geral extraordinária, inclusive no que se refere às regras especiais de quorum exigidas por lei. Nesse caso, ainda que não mencionado o caráter de cumulatividade previsto na Lei nº 6.404, de 1976, artigo 131, parágrafo único, considera-se a assembleia como sendo cumulativa.

 

Estatuto social

 

13.   São examinados os seguintes aspectos em relação ao estatuto social:

 

a)   se ele foi encaminhado por meio eletrônico, conforme Sisorf 4.16.40.30;

b)   se os artigos reformados constam no documento encaminhado por meio eletrônico;

c)    se há cláusula explicitando que o mandato dos ocupantes de cargos estatutários, à exceção do conselho fiscal, estender-se-á até a posse dos seus substitutos (Res. 4.122/2012, Regulamento Anexo II , art. 10, caput).

 

14.   Se o estatuto social não possuir a cláusula mencionada no item anterior, e não houver exigência de alteração no estatuto a ser feita, o processo pode ser aprovado, sendo que, na carta que comunicar a decisão, é inserida observação de que a sociedade deve, na próxima assembleia geral que realizar, promover reforma estatutária com a finalidade de fazer constar a cláusula em questão no estatuto social.

 

Ouvidoria

 

15.   No caso de inclusão no estatuto social do componente organizacional de ouvidoria, é verificada a observância ao contido no Sisorf 4.3.30.230, item referente ao tema “Estatuto ou contrato social”.

 

16.   No caso de reforma estatutária realizada após 27 de julho de 2015 por instituição que tenha previsto no estatuto social o componente organizacional de ouvidoria, é verificado se as cláusulas relativas ao referido componente estão atualizadas de acordo com as disposições da Resolução nº 4.433, de 2015. Caso não estejam, deverá ser formalizada exigência para que a instituição promova nova assembleia geral extraordinária com o objetivo de efetuar os ajustes necessários no estatuto social, ficando interrompida a análise do processo até o atendimento da exigência (Res. 4.433/2015, art. 9º, § 1º).

 

17.   No exame do assunto mencionado no item anterior, é verificado, inclusive, se foram especificados os critérios a serem adotados para a designação e a destituição do ouvidor, observado que não é suficiente a simples menção à instância responsável pela decisão de designá-lo ou destituí-lo. Caso os critérios não estejam especificados, o pleito somente pode ser aprovado se não houver outra exigência de alteração no estatuto a ser feita, hipótese em que, no ofício que comunicar a decisão, é inserida observação de que a sociedade deverá, na próxima reforma estatutária que realizar, promover a alteração das cláusulas referentes ao componente organizacional de ouvidoria, com a finalidade de especificar os critérios a serem observados para a designação e/ou destituição do ouvidor (Res. 4.433/2015. Art. 9º, II).

 

18.   No caso de exclusão do estatuto social do componente organizacional de ouvidoria deve ser apresentado o motivo da exclusão. Em se tratando de instituição que não integre conglomerado composto por pelo menos duas instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, que tenha optado pela faculdade de utilizar a ouvidoria de associação de classe a que seja filiada, bolsa de valores, bolsa de mercadorias e futuros, bolsa de valores e de mercadorias e futuros nas quais realize operações ou em empresa ligada, conforme definição constante do artigo 1º, § 1º, incisos I e III, da Resolução nº 2.107, de 1994, deve ser apresentado o ato societário que ratifica a decisão.

 

Comitê de remuneração

 

19.   No caso de inclusão no estatuto social do componente organizacional denominado comitê de remuneração, é verificada a observância ao contido no Sisorf 4.3.30.220.

 

20.   No caso de exclusão do estatuto social do comitê de remuneração deve ser apresentado o motivo da exclusão, observadas as disposições do Sisorf 4.3.30.220, item 6.

 

Extinção do comitê de auditoria

 

21.   No caso de exclusão do estatuto social do comitê de auditoria, o Banco Central do Brasil verifica se foram atendidas as condições estabelecidas na regulamentação vigente para extinção do referido órgão, conforme Sisorf 4.16.30

 

Capital autorizado

 

22.   No caso de reforma estatutária para adoção do regime de capital autorizado de que trata o artigo 168 da Lei nº 6.404, de 1976, é verificado se a sociedade possui conselho de administração, em observância ao disposto no artigo 138, § 2º da referida Lei.

 

Mapa de composição de capital

 

23.   No caso em que for exigida a transmissão de novo mapa de composição de capital, são examinados os seguintes aspectos:

 

a)   se reflete as alterações promovidas;

b)   se não houve transferência de controle ou modificação no grupo de controle;

c)    se não houve ingresso ou expansão de participação qualificada de que trata o artigo 6º, inciso I, da Resolução nº 4.122, de 2012, ou assunção da condição de acionista detentor de participação qualificada;

d)   se está firmado por administrador homologado e cuja representatividade seja reconhecida pelo estatuto social da instituição.

 

Sistema Unicad

 

24.   Na reforma de estatuto que envolva modificação na estrutura de órgãos ou de cargos estatutários bem como dados sobre capital autorizado de que trata o artigo 168 da Lei nº 6.404, de 1976, faz parte do exame do processo verificar se as informações relativas ao pleito foram registradas no Unicad e se elas são compatíveis com as informações constantes no ato societário.

 

Formalização de exigências

 

25.   Constatada qualquer irregularidade em relação aos aspectos descritos nos itens anteriores, o Deorf formula exigências para a instituição, observado o contido no Sisorf 3.4.40.12.